Pour ceux qui sont habitué à travailler dans l’ordre, que ce soit en équipe ou seul, savoir s'organiser est important. Allant des petits détails de la vie de tous les jours aux tâches à faire dans sa profession, chacun possède son mode de fonctionnement. Si une analyse plus rapprochée est effectuée, il permettra de constater qu’il existe des traits que chaque adepte d’organisation utilise et possède. En ce sens, chaque personne a sa propre méthodologie de travail mais il existe des standards sur lesquels la plupart des organisateurs s’appuient.
Pour les uns, la réponse qui pèse le plus réside dans la manière de s’organiser, alors que pour d’autres, il y a le questionnement à l’essentiel même vis-à-vis du comportement de celui qui organise.
L’organisation débute dans la tête.
Quand l’esprit est figé sur la réalisation d’une tâche spécifique, il ne vous laissera jamais en paix tant que vous n’aurez pas fini cette tâche. Les parents sont ceux qui peuvent directement vous relater de leur expérience en la matière. Avant que les enfants ne partent à l’école, tôt le matin, la maman doit avoir fini de préparer leur déjeuner à et leur repas si c'est à emporter pour qu’ils mangent bien à la pause. Quant à un col blanc, pour faire son travail dans les règles, il se doit de connaître ses obligations et agir en conséquence. Avant même de faire une liste et d’assigner aux autres les responsabilités à remplir pour la journée, il se doit d’organiser les tâches par ordre de priorité. Connaître l’importance les tâches à faire ainsi que le partages des attributions lui permettra d'obtenir une meilleure synergie entre collaborateurs. Pour en savoir plus, voici quelques astuces qui seront utiles pour un accro à l'organisation.
Les méthodes pour bien s’organiser.
Comme dans bien d’autres domaines, il existe des méthodes pour faciliter votre organisation. Dans la vie quotidienne, le plus important c'est le contrôle qu’une personne exerce sur sa situation. C’est pourquoi des méthodes d’organisation telles que la méthode des 5S, la méthode GTD ou « Getting Things Done » ou même l'aperçu des routines de Jack Dorsey ont vu le jour. Faire une petite liste et faire un tri de ce qui doit être fait est un très bon moyen de faire face à toutes les obligations de la journée.
Les routines de Dorsey : Gagnez du temps en arrangeant optimalement votre emploi du temps en vous basant des routines des personnes d’influence. Vous êtes vous déjà demander comment les personnes qui géraient plusieurs business faisait pour rester relax tout en étant submerger de responsabilités ? Elles ont révélé que la clé de leur journée à moindre stress résidait dans la manière dont elles arrangeaient leur emploi du temps du jour.
La méthode GTD : c’est un moyen qui permettra à celui qui exécute des tâches d’avoir une meilleure productivité dans chaque aspect de sa vie de tous les jours. La première étape consiste à collecter les tâches à faire durant la journée. Ensuite, traitez ces tâches et classez-les selon vos besoins. Puis, il faut les organiser. L’organisation demande la prise en compte des facteurs importants tels que l’ordre de priorité, l’importance et la capacité à réaliser ladite tâche. Pour l’étape 4, n’oubliez pas de réviser toutes les étapes que vos avez déjà accompli ainsi que les tâches que vous avez à faire. Une bonne révision est toujours de rigueur pour améliorer la productivité. Et enfin, la cinquième étape consiste à exécuter ces tâches.
La méthode 5S : d’origine japonaise, la méthode 5S est l’une des plus prisées. En japonais, on a : Seiri ou ranger, Seiton ou ordre, Seiso ou nettoyage, Seiketsu ou propre et Shitsuke ou éducation. Entre autres, cette méthodologie vous permettra d’améliorer votre quotidien via l'application des principes incluant l’ordre et le nettoyage tout en ayant votre espace propre. Tout cela ne peut se faire sans une parfaite éducation de soi concernant la propreté et l’ordre dans son propre rangement.
Et si faire vous-même l’organisation de vos emails ne vous enthousiasme pas du tout, faites appel à des applications qui le feront à votre place ! Avec la technologie, rien n’est plus possible.
Pourquoi s’organiser ?
Exécuter des tâches dans le désordre est coûteux, surtout pour les personnes travaillant à la chaîne. Non seulement, faire un planning d’organisation vous permettra d’économiser de l’énergie mais cela vous aidera aussi à diminuer le stress au travail. Par ailleurs avec ce gain de temps, il est possible d’atteindre les objectifs que vous vous êtes fixés en un temps record. De plus, travailler dans l’ordre est la meilleure solution pour économiser les ressources, en évitant de les gaspiller pour des actions inutiles et non-productives.
Faites attention à son utilisation.
Bien qu’organiser vous aidera à diminuer le stress dont vous faites face tous les jours, il se peut aussi que cette organisation soit là pour vous empêcher de faire certaines choses importantes. Effectivement, une personne peut vraisemblablement faire en sorte que son organisation soit fait dans un but de façade pour ainsi cacher une mauvaise habitude. Pour la plupart, c’est une façon de cacher la procrastination.